Minden munkaadó a legjobb munkavállalókat szeretné megszerezni. Ehhez elengedhetetlenül fontos a kiválasztási folyamat projektszerű megtervezése és a határidők pontos betartására épülő megvalósítása. A kiválasztásnak gyorsnak és a pályázók számára is a lehető leginkább átláthatónak kell lennie.

Sokszor egy álláshirdetésre több százan, extrém esetekben ezernél is többen jelentkeznek. Ekkora tömegből különösen nehéz és időigényes a legjobb pályázók kiszűrése, mégsem törvényszerű hogy maratoni hosszúságúra nyúljon a kiválasztás. Összességében elmondható, hogy minél gyorsabb és átláthatóbb a folyamat, annál valószínűbb a sikere. Különösen igaz ez a közép- és kisvállalatokra, akiknél az alacsonyabb szintű márkaismertséget is kompenzálni kell a pályáztatás professzionalizmusával annak érdekében, hogy a nagynevű vállalatok helyett magukhoz tudják csábítani a kiemelkedő képességű munkavállalókat.

Többlépcsős kiválasztás –
szűrési módszerek
 
Több száz pályázó esetén nem elég hatékony az önéletrajzok vizuális előszűrése utáni interjúk kizárólagos alkalmazása. Több lépcsőfokot kell alkalmazni a folyamat felgyorsítása érdekében: az önéletrajzok előszűrése után általában telefoninterjúk segítségével történik a pályázók körének további szűkítése, majd esetlegesen online tesztek kitöltetésével tovább redukálják a jelöltek számát.  Ezután kerül sor az állva maradottakkal folytatott személyes interjúkra és az azokon is sikeresen szereplő maximálisan 10-15 álláskeresővel értékelő központok (angolul AC-k vagy assessment centerek) megtartására, ahol a munkakörhöz kapcsolódó fontos feladatokat kell megoldani. Ezt követően már csak néhány jelölt maradhat talpon, akik közül végül általában a második körös személyes interjúk után találják meg a győztest, akinek felajánlják az állást. Konkrét példát is megnézve egy multinacionális informatikai szolgáltató  nagyvállalatnál 2013-ban Magyarországon a következő módon történt a kiválasztás egy ügyfélkapcsolati munkakör esetében:

A folyamat egy telefon-interjúval indult, amit a megbízott személyzeti tanácsadó cég végzett. Első körben angol, majd egy német telefonos teszt. Ezután következett egy 1 órás személyes interjú a tanácsadó cégnél, ahol a szakmai és motivációs beszélgetésen kívül, volt még egy írásos, személyiségre vonatkozó teszt is. Ezután egy online angol nyelvű tesztet kellett otthonról kitölteni, mely az általános számítástechnikai ismereteket mérte. Az ezen is továbbjutók mehettek el végre ténylegesen a vállalathoz egy egész napos AC-re. A nap elején reggel egy angol-német írásbeli majd szóbeli felmérésre került sor. Aki ezen átjutott jöhetett vissza 2 óra múlva egy 1 órás cégbemutatásra, majd angol nyelven kellett IT feladatokat megoldani 3-4 órás időintervallumban. A kiválasztást 1 hét múlva zárta egy kötetlenebb személyes interjú a cégnél, mely után meghozták a végső döntést.  
  
A sikeres kiválasztás időtartama: nem több mint 8 hét
 
Sokan gondolhatják, hogy egy ilyen procedúra rétestészta-szerűen elhúzódik és a végére a pályázók már elveszthetik az érdeklődésüket, ezért nem is lehet kellően hatékony. Pályázók nem ritkán panaszkodnak a kiválasztási /döntési folyamat elhúzódására. A döntéshozók üzleti utazása, szabadságok, anyavállalati engedélyre várás gyakori indokok a kiválasztási döntés elhúzódásánál.
Ez azonban egyáltalán nem törvényszerű, a többlépcsős kiválasztási folyamatnak nem feltétlenül kell sokáig tartania. Szakértők szerint egy 400-500 jelölttel induló 4-5 lépcsős kiválasztás 6-8 hét alatt professzionális tervezéssel és szervezéssel végig vihető. Ahhoz, hogy megfelelően hatékony legyen a kiválasztás és eljussunk az optimális munkavállalóhoz, nem is tarthat tovább ennél az időnél, mert mire eljutnánk a legjobb jelöltig, már valószínűleg elvitte az orrunk elől a konkurencia,  és maradnak nekünk a kevésbé jók, de már ők sem túl motiváltak a hosszú és követhetetlen kiválasztás miatt.  Azért, hogy ne jussunk ilyen helyzetbe, semmiképpen ne lépjük túl a 8 hetes időhatárt. A gyorsaság elengedhetetlen a sikeres toborzáshoz a szakemberpiac keresleti szegmensében !

Különösen fontos a gyorsaság a mérnöki és informatikai pozíciók esetében. Egy jól felkészült, nyelvtudással és releváns tapasztalattal rendelkező mérnöknek nem kell sokáig keresnie, tehát amely vállalat szeretné megszerezni a legkiválóbb tehetségeket annak nemcsak kitűnő feltételeket, érdekes munkakört és perspektívát kell ajánlania, hanem a kiválasztási folyamatot is fel kell gyorsítania, mert a hosszadalmas kiválasztási folyamat általánosságban is gyengíti a munkaadói márkát.
 
Nemcsak a gyorsaság számít, fontos szempont az átláthatóság is !
 
A kiválasztási folyamat elhúzódásánál is jobban bosszantja a pályázókat, ha hetekig nem kapnak semmiféle visszajelzést és érdeklődésük esetén elodázó válaszban részesülnek.  A vállalatok törekedjenek a kiválasztási ütemterv betartására és tájékoztassák folyamatosan a pályázókat. Kívánatos,  hogy a előre adják meg a kiválasztás várható átfutási idejét, amelyet a toborzással megbízott tanácsadó is közölhet a pályázóval.  A pályázók visszajelzése alapján célszerű, hogy a pályázat beküldési határideje után két héttel már kapjanak tájékoztatást a pályázók arról, hogy behívják-e őket interjúra vagy sem.

Az átláthatóság és a korrekt tájékoztatás különösen a kis- és középvállalatok számára fontos. A pályázókban negatív benyomást kelt, ha a vállalatok nem tartják be a megígért válaszadási határidőket és nem adnak tájékoztatást a kiválasztás elhúzódásáról. A kevéssé ismert kis- és középvállalatok esetében a pályázók kritikusabbak és azonnal a korrektséget és a professzionalitást hiányolják. A kiválasztási folyamat és a tájékoztatás alaposságából a pályázók következtetéseket vonnak le a vállat szervezettsége és a munkavállalói kapcsolatok minősége tekintetében.

Vezető vállalatok azért is fontosnak tartják a személyes kapcsolat felvételét minden, még a kiválasztás során kieső pályázókkal is, mert a pályázó alaposabb megismerése mellett, a személyes kapcsolat alkalmat biztosít a vállalat bemutatására, vagyis elősegíti, hogy minél szélesebb körben pozitív kép alakuljon ki a vállalatról. Hiszen az adott alkalommal sikertelenül pályázó is fontos hírvivő, nem mindegy, hogy jó vagy rossz hírünk terjed az ismerősei között és a közösségi hálón.